Transcorreguts diversos anys des de la plena entrada en vigor de l’Administració electrònica, les Administracions públiques (AP) ja apliquen amb caràcter ordinari les previsions relatives al registre general electrònic sense coexistència amb el registre en paper.
Això significa que, en el millor dels casos, aquells ens que no disposaven d’un registre electrònic, han fet un esforç per adaptar-se a la normativa aplicable creant un registre electrònic general de l’ens que compleixi amb els requisits establerts. Fins i tot, els més petits o amb mitjans més escassos.
Tot i això, a continuació s’enumeren alguns aspectes organitzatius i funcionals sobre el registre electrònic.
El canvi de paradigma que suposa la digitalització del registre d’entrada i la transformació de les oficines d’assistència en matèria de registres (OAMR), obliga a establir una nova forma d’organització o treball en la que ja no s’espera a que arribi la carpeta de l’expedient en paper, sinó que l’expedient flueix per mitjans electrònics.
Per garantir aquesta tramitació electrònica, caldrà tenir present, com a mínim, els aspectes següents:
- Identificar els responsables de cada àmbit encarregats d’acceptar o rebutjar les entrades assignades des de les OAMR.
- En la llista de responsables caldrà tenir presents els períodes de vacances i identificar les persones que hauran de fer aquesta tasca quan no hi siguin les persones titulars d’aquesta responsabilitat.
- És convenient articular mitjançant algun instrument normatiu (Decret Alcaldia, instrucció Secretaria, etc.), el termini màxim per accedir i distribuir aquesta documentació.
- Un cop acceptats els registres d’entrada, caldrà assignar la seva tramitació a la persona responsable d’aquell procediment. Per tant, caldrà habilitar unes bústies de treball a la plataforma de tramitació que disposi cada organització, per tal que els empleats públics puguin accedir (mitjançant rols o permisos), a les entrades i expedients pendents de tramitar.
Llei 39/2015: art. 16 i 28
Esquema Nacional d’Interoperabilitat