Sense perjudici de l’establert a la normativa bàsica, l’expedició de còpies autèntiques també comporta la consecució de requisits de caràcter més tècnic.
Atès que el coneixement i compliment d’aquests requisits pot ser una tasca complexa d’avaluar, organitzar i aplicar en el cas d’AAPP petites, a continuació es resumeixen alguns dels aspectes més rellevants.
| Format origen i final | Característiques i requisits |
| Electrònic - electrònic |
Còpia electrònica d’un document electrònic original o d’una altra còpia autèntica (art.27.3.a) Llei 39/2015). La metadada “còpia” ha de ser visible al document. |
| Paper - electrònic |
Còpia electrònica d’un document en paper o altre suport no electrònic susceptible de digitalització (art.27.3.b) Llei 39/2015). A més de digitalitzar el document en paper (segons els requisits legals), la metadada “còpia electrònica autèntica de document paper” ha de ser visible al document. |
| Electrònic - paper |
Còpia en paper d’un document electrònic (art.27.3.c) Llei 39/2015). La còpia en paper ha d’incloure un codi segur de verificació (CSV) amb la finalitat de comprovar-ne l’autenticitat a través de la seu electrònica. Igualment, la metadada ha d’indicar la condició de còpia. |
| Paper - paper |
És una còpia en paper d’un document original en paper (art.27.3.d) Llei 39/2015). Tot i ser una còpia en paper d’un altre document original en paper, la còpia resultant s’ha de proporcionar mitjançant un copiat del document electrònic. La metadada ha d’indicar la condició de còpia. |
Per a l’expedició d’una còpia autèntica paper d’un original paper cal:
- Fer una còpia autèntica de l’original paper en els termes de l’article 27.3.b de la Llei 39/2015, és a dir, la digitalitzar l’original en paper per convertir el format còpia autèntica electrònica (amb indicació de les metadades)
- Incorporar el CSV al document en paper.
- Fer una còpia en paper del document electrònic.
- Lliurar la còpia autèntica a qui la sol·licita.
Encara que la normativa no ho indiqui expressament, ja no té sentit parlar de còpies compulsades perquè totes les còpies en el format que sigui, són còpies autèntiques i per tant, tenen la mateixa validesa i eficàcia que els documents originals.
En tots els supòsits de còpies autèntiques (independentment del suport en què es produeixin) quedarà garantida tant la identitat de l’òrgan que l’ha realitzat com el seu contingut.
Llei 39/2015: art. 16 i 27.3
RD 203/2021: art. 19 a 22, 39, 47 i 53
Esquema Nacional de Seguretat
Esquema Nacional d’Interoperabilitat