Les Administracions públiques (AP) han de garantir que les persones interessades poden relacionar-se amb elles per mitjans electrònics.
També estan obligades a assistir en l’ús dels mitjans electrònics a les persones no obligades a la relació electrònica.
A aquests efectes, la normativa determina que les AP han de disposar d’un registre (o sistema equivalent), que permeti deixar constància dels funcionaris habilitats per:
- Efectuar còpies autèntiques, de manera que garanteixi que aquestes s’han expedit adequadament; i/o,
- Identificar-se i signar electrònicament en nom de la persona interessada, per mitjà del mecanisme de signatura que tingui el funcionari. En aquest cas, serà necessari que la persona interessada s’identifiqui davant el funcionari i presti el seu consentiment exprés per a l'actuació concreta, que haurà de ser conservada per deixar-ne constància en casos de discrepància o litigi.
Per a desplegar aquesta obligació, les AP han de:
- Utilitzar un sistema existent, com ara el mòdul del Registre de Funcionaris Habilitats d’EACAT o bé, crear un sistema propi on constin identificats els empleats públics amb aquestes funcions (pot ser una base de dades).
- Aprovar aquest registre mitjançant decret d’Alcaldia (o el que correspongui), on constin, com a mínim, els empleats de les oficines d’assistència en matèria de registres. També pot valorar-se l’habilitació del Secretari/ària de la Corporació com a membre d’aquest registre.
- Gestionar les habilitacions i integracions amb d’altres registres (aquesta actuació no és necessària si utilitzeu el mòdul d’EACAT).
- Publicar la informació per tal de que pugui ser consultada per les persones interessades i d’altres AP.
Els ens usuaris d’EACAT tenen a la seva disposició el mòdul del Registre de Funcionaris Habilitats per tal de poder complir amb aquesta obligació. Per a més informació, tens a la teva disposició el Manual del Registre de funcionaris habilitats a EACAT.
Mitjançant la consulta del Registre de Funcionaris Habilitats d’EACAT, puc saber:
- Nom i cognoms del funcionari
- Ens
- Dates d’alta i baixa de l’habilitació
- Rols (funcions d’assistència i/o còpia)
- Unitat administrativa (és un camp lliure i opcional).
Per a més informació, consulta Com funciona el cercador de funcionaris habilitats?
A banda del marc normatiu, les AP tenen un ampli marge d’actuació pràctic per prendre iniciatives que encaixen amb l’assistència a la ciutadania.
Des de l’AOC destaquem alguns exemples d’Administracions catalanes que han pres iniciatives innovadores per ampliar els canals d’assistència a la ciutadania:
- Videoatenció: la relació entre la persona interessada es fa a distància mitjançant plataformes electròniques de videoconferència. Hi ha diferents graus d’assistència (només informatiu, tramitació guiada o bé tramitació pel funcionari habilitat). Algunes AP que utilitzen aquest canal d’assistència són: la Generalitat de Catalunya i l’Ajuntament de Barcelona.
- Punts d’autoservei: nombroses OAMR i OAC tenen ordinadors d’ús públic per a que la ciutadania pugui utilitzar-los per tramitar de forma electrònica. A més, en la majoria d’ocasions el personal d’aquestes oficines també ofereix ajuda per tramitar i, fins i tot, l’obtenció de mecanismes d’identificació i signatura electrònica.
- Assistència presencial amb dispositiu personal: una opció d’assistència que ofereix l’Ajuntament de Mataró consisteix en permetre a la ciutadania anar a l’OAC municipal amb un ordinador portàtil personal, on se l’assisteix de forma similar als punts d’autoservei. La diferència, en aquest cas, és que el dispositiu és el de la persona interessada. Trobareu més informació a la seu electrònica de l’Ajuntament de Mataró.
- Ús de xatbots: aprofitant la tecnologia actual, l’AOC ha posat en funcionament un servei d’assistència guiada per a la realització dels tràmits de padró.
Tingues en compte que és habitual haver de demanar cita prèvia per utilitzar aquests mecanismes d’assistència.
Llei 39/2015: art. 12 i 27
RD 203/2021: art. 4