En primer lugar, debe tenerse en cuenta que, cuando una persona presenta la documentación en papel, necesariamente se debe realizar un proceso de copiado auténtico para que los registros y los expedientes administrativos sean electrónicos.
En segundo lugar, el proceso de copiado auténtico consiste en la digitalización segura de la documentación por parte de un órgano competente con garantía de la identidad de este órgano y del contenido, por lo que se incorpora una firma electrónica de entre las previstas por la normativa (así como los metadatos pertinentes).
Dicho esto, es importante destacar que la normativa habilita dos formas para realizar estas copias, hecho importante a la hora de seleccionar el mecanismo de firma a utilizar; a saber:
- Mediante funcionario habilitado, que firma con el mecanismo de firma del que disponga (por ejemplo, una T-CAT).
- A través de una actuación administrativa automatizada, que se firmará con un sello de órgano o con un Código Seguro de Verificación (CSV).
Es decisión de cada Administración determinar cómo se llevará a cabo el proceso de copiado en su organización, teniendo en cuenta los medios materiales y personales de que dispone, etc.
Sin embargo, la firma con sello de órgano tiene la ventaja de la eficiencia administrativa porque no debe intervenir en cada proceso una persona y permite la automatización de ciertos pasos del proceso de digitalización.
La seguridad del sistema de esta opción se basa en el control de acceso, supervisión del proceso y registros de las operaciones asociadas a cada persona.
Ley 39/2015: art. 16 y 27
Ley 40/2015: art. 40 a 43
RD 203/2021: art. 19 a 22 y 47
Esquema Nacional de Seguridad
Esquema Nacional de Interoperabilidad
Catálogo de certificados del AOC : T-CAT y Certificado de sello electrónico (sello de órgano)