Las Administraciones públicas (AP) deben garantizar que las personas interesadas pueden relacionarse con ellas por medios electrónicos.
También están obligadas a asistir en el uso de los medios electrónicos a las personas no obligadas en la relación electrónica.
A estos efectos, la normativa determina que las AP deben disponer de un registro (o sistema equivalente), que permita dejar constancia de los funcionarios habilitados por:
- Efectuar copias auténticas , de forma que garantice que éstas se han expedido adecuadamente; y/o,
- Identificarse y firmar electrónicamente en nombre de la persona interesada , mediante el mecanismo de firma que tenga el funcionario. En este caso, será necesario que la persona interesada se identifique ante el funcionario y preste su consentimiento expreso para la actuación concreta, que deberá ser conservada para dejar constancia de ello en casos de discrepancia o litigio.
Para desplegar esta obligación, las AP deben:
- Utilizar un sistema existente, como el módulo del Registro de Funcionarios Habilitados de EACAT o bien, crear un sistema propio donde consten identificados los empleados públicos con estas funciones (puede ser una base de datos).
- Aprobar este registro mediante decreto de Alcaldía (o el que corresponda), en el que consten, como mínimo, los empleados de las oficinas de asistencia en materia de registros. También puede valorarse la habilitación del Secretario/a de la Corporación como miembro de este registro.
- Gestionar las habilitaciones e integraciones con otros registros (esta actuación no es necesaria si utiliza el módulo de EACAT).
- Publicar la información para que pueda ser consultada por las personas interesadas y otras AP.
Los entes usuarios de EACAT tienen a su disposición el módulo del Registro de Funcionarios Habilitados para poder cumplir con esta obligación. Para más información, tienes a tu disposición el Manual del Registro de funcionarios habilitados en EACAT.
Mediante la consulta del Registro de Funcionarios Habilitados de EACAT, puedo saber:
- Nombre y apellidos del funcionario
- Nos
- Fechas de alta y baja de la habilitación
- Roles (funciones de asistencia y/o copia)
- Unidad administrativa (es un campo libre y opcional).
Para más información, consulta ¿Cómo funciona el buscador de funcionarios habilitados?
Aparte del marco normativo, las AP tienen un amplio margen de actuación práctico para tomar iniciativas que encajan con la asistencia a la ciudadanía.
Desde el AOC destacamos algunos ejemplos de Administraciones catalanas que han tomado iniciativas innovadoras para ampliar los canales de asistencia a la ciudadanía:
- Videoatención : la relación entre la persona interesada se hace a distancia mediante plataformas electrónicas de videoconferencia. Existen diferentes grados de asistencia (sólo informativo, tramitación guiada o tramitación por el funcionario habilitado). Algunas AP que utilizan este canal de asistencia son: la Generalidad de Cataluña y el Ayuntamiento de Barcelona.
- Puntos de autoservicio : numerosas OAMR y OAC tienen ordenadores de uso público para que la ciudadanía pueda utilizarlos para tramitar de forma electrónica. Además, en la mayoría de ocasiones, el personal de estas oficinas también ofrece ayuda para tramitar e, incluso, la obtención de mecanismos de identificación y firma electrónica.
- Asistencia presencial con dispositivo personal: una opción de asistencia que ofrece el Ayuntamiento de Mataró consiste en permitir a la ciudadanía acudir a la OAC municipal con un ordenador portátil personal, donde se le asiste de forma similar a los puntos de autoservicio. La diferencia, en este caso, es que el dispositivo es el de la persona interesada. Encontrará más información en la sede electrónica del Ayuntamiento de Mataró.
- Uso de chatbots: aprovechando la tecnología actual, AOC ha puesto en funcionamiento un servicio de asistencia guiada para la realización de los trámites de padrón.
Ten en cuenta que es habitual tener que pedir cita previa para utilizar estos mecanismos de asistencia.
Ley 39/2015: art. 12 y 27
RD 203/2021: art. 4