Transcurridos varios años desde la plena entrada en vigor de la Administración electrónica, las Administraciones públicas (AP) aplican ya con carácter ordinario las previsiones relativas al registro general electrónico sin coexistencia con el registro en papel.
Esto significa que, en el mejor de los casos, aquellos entes que no disponían de un registro electrónico, han hecho un esfuerzo por adaptarse a la normativa aplicable creando un registro electrónico general del ente que cumpla con los requisitos establecidos. Incluso los más pequeños o con medios más escasos.
Sin embargo, a continuación se enumeran algunos aspectos organizativos y funcionales sobre el registro electrónico.
El cambio de paradigma que supone la digitalización del registro de entrada y la transformación de las oficinas de asistencia en materia de registros (OAMR), obliga a establecer una nueva forma de organización o trabajo en la que ya no se espera que llegue la carpeta del expediente en papel, sino que el expediente fluye por medios electrónicos.
Para garantizar esta tramitación electrónica, habrá que tener presente, como mínimo, los siguientes aspectos:
- Identificar a los responsables de cada ámbito encargados de aceptar o rechazar las entradas asignadas desde las OAMR.
- En la lista de responsables habrá que tener presentes los períodos de vacaciones e identificar a las personas que tendrán que realizar esta tarea cuando no estén las personas titulares de esta responsabilidad.
- Es conveniente articular mediante algún instrumento normativo (Decreto Alcaldía, instrucción Secretaría, etc.), el plazo máximo para acceder y distribuir esta documentación.
- Una vez aceptados los registros de entrada, será necesario asignar su tramitación a la persona responsable de ese procedimiento. Por tanto, habrá que habilitar unos buzones de trabajo en la plataforma de tramitación que disponga cada organización, para que los empleados públicos puedan acceder (mediante roles o permisos), a las entradas y expedientes pendientes de tramitar.
Ley 39/2015: art. 16 y 28
Esquema Nacional de Interoperabilidad