Transcurridos varios años desde la plena entrada en vigor de la Administración electrónica, las Administraciones públicas (AP) ya aplican de forma ordinaria las disposiciones relativas al registro general electrónico sin coexistencia con el registro en papel.
Esto significa que, en el mejor de los casos, aquellos organismos que no disponían de un registro electrónico han realizado un esfuerzo por adaptarse a la normativa aplicable, creando un registro electrónico general que cumpla con los requisitos establecidos, incluso los más pequeños o con recursos más limitados.
Aun así, a continuación se enumeran algunos aspectos organizativos y funcionales sobre el registro electrónico.
El cambio de paradigma que supone la digitalización del registro de entrada y la transformación de las oficinas de asistencia en materia de registros (OAMR) obliga a establecer una nueva forma de organización y trabajo en la que ya no se espera a que llegue la carpeta del expediente en papel, sino que este fluye por medios electrónicos.
Para garantizar esta tramitación electrónica, será necesario tener en cuenta, como mínimo, los siguientes aspectos:
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Identificar a los responsables de cada ámbito encargados de aceptar o rechazar las entradas asignadas desde las OAMR.
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En la lista de responsables, se deberán considerar los períodos de vacaciones e identificar a las personas que asumirán esta tarea en ausencia de los titulares de dicha responsabilidad.
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Es recomendable articular, mediante algún instrumento normativo (Decreto de Alcaldía, instrucción de Secretaría, etc.), el plazo máximo para acceder y distribuir esta documentación.
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Una vez aceptados los registros de entrada, será necesario asignar su tramitación a la persona responsable de dicho procedimiento. Para ello, se deberán habilitar bandejas de trabajo en la plataforma de tramitación de cada organización, de modo que los empleados públicos puedan acceder (mediante roles o permisos) a las entradas y expedientes pendientes de tramitar.
Ley 39/2015: art. 16 y 28
Esquema Nacional de Interoperabilidad