Con el objetivo de desplegar y establecer la digitalización de la documentación, deben tomarse determinadas decisiones organizativas y funcionales, a partir de los requerimientos establecidos legalmente.
Por eso, en esta FAQ proponemos algunas ideas.
Sí. Es muy recomendable reglamentar el procedimiento de digitalización dentro de cada organización porque es necesario tomar una serie de decisiones que la normativa de referencia no especifica claramente.
Una buena fórmula jurídica para ello es a través de una Instrucción específica para el registro de entrada (por ejemplo, aprobada por resolución de alcaldía) donde se contemplen, de forma sencilla y flexible, aspectos clave como:
- Número de documentos/páginas a digitalizar por las OAMR.
- Plazos de digitalización de la documentación (Acuerdo de Nivel de Servicio).
- Qué documentación no es necesario escanear desde el registro de entrada.
- Qué hacer con la documentación que se ha dejado para escanearla cuando ha pasado el plazo establecido para su recogida por su propietario.
- Qué unidades están habilitadas para realizar copias auténticas además de las OAMR.
A modo de ejemplo, le facilitamos la Instrucción de registro aprobada por el Ayuntamiento de Sant Feliu de Llobregat.
Como indicábamos, la normativa sólo establece un marco de referencia y cada organización debe decidir cuáles son los parámetros específicos de configuración de la maquinaria a digitalizar.
A tal efecto, como valores que deberían tener los parámetros de digitalización pueden tomarse los que propone la Guía de digitalización que la Generalidad de Cataluña pone a disposición de las Administraciones públicas (AP):
- Resolución: 300 pp
- Digitalización en color cuando los documentos lo sean, y en su defecto en blanco y negro o escala de grises.
- Profundidad de bits: Gris 8 bits, color 24 bits
- Fidelidad: Respetar la geometría del documento original en volumen y proporciones, sin añadir caracteres o gráficos.
- Compresión: Sin compresión
- Formato: PDF
Dado que en este caso no es posible devolver la documentación en papel en el mismo momento de digitalización y práctica del asiento de entrada, según la normativa, es necesario:
- Conservar la documentación durante 6 meses, para que la persona interesada pueda pasar a recogerla.
- Eliminar/destruir aquella documentación en papel que no se ha recogido en el plazo de 6 meses, aplicando las normas de conservación documental que corresponda.
- Aplicar las normas de destrucción documental que se aplican a cada AP.
Ley 39/2015: art. 16 y 27
RD 203/2021: art. 19 a 22, 39, 47 y 53
Esquema Nacional de Seguridad
Esquema Nacional de Interoperabilidad