Sin perjuicio de lo establecido en la normativa básica, la expedición de copias auténticas también comporta la consecución de requisitos de carácter más técnico.
Dado que el conocimiento y cumplimiento de estos requisitos puede ser una compleja tarea de evaluar, organizar y aplicar en el caso de AAPP pequeñas, a continuación se resumen algunos de los aspectos más relevantes.
| Formato origen y final | Características y requisitos |
| Electrónico - electrónico |
Copia electrónica de un documento electrónico original o de otra copia auténtica (art.27.3.a) Ley 39/2015). El metadato “ copia ” debe ser visible en el documento. |
| Papel - electrónico |
Copia electrónica de un documento en papel u otro soporte no electrónico susceptible de digitalización (art.27.3.b) Ley 39/2015). Además de digitalizar el documento en papel (según los requisitos legales), el metadato “ copia electrónica auténtica de documento papel ” debe ser visible en el documento. |
| Electrónico - papel |
Copia en papel de un documento electrónico (art.27.3.c) Ley 39/2015). La copia en papel debe incluir un código seguro de verificación (CSV) con el fin de comprobar su autenticidad a través de la sede electrónica. Igualmente, el metadato debe indicar la condición de copia. |
| Papel - papel |
Es una copia en papel de un documento original en papel (art.27.3.d) Ley 39/2015). A pesar de ser una copia en papel de otro documento original en papel, la copia resultante debe proporcionarse mediante un copiado del documento electrónico. El metadato debe indicar la condición de copia. |
Para la expedición de una copia auténtica papel de un original papel es necesario:
- Realizar una copia auténtica del original papel en los términos del artículo 27.3.b de la Ley 39/2015, es decir, la digitalizar el original en papel para convertir el formato copia auténtica electrónica (con indicación de los metadatos )
- Incorporar el CSV al documento en papel.
- Realizar una copia en papel del documento electrónico.
- Entregar la copia auténtica a quien la solicita.
Aunque la normativa no lo indique expresamente, ya no tiene sentido hablar de copias compulsadas porque todas las copias en el formato que sea, son copias auténticas y por tanto, tienen la misma validez y eficacia que los documentos originales.
En todos los supuestos de copias auténticas (independientemente del soporte en que se produzcan) quedará garantizada tanto la identidad del órgano que la ha realizado como su contenido.
Ley 39/2015: art. 16 y 27.3
RD 203/2021: art. 19 a 22, 39, 47 y 53
Esquema Nacional de Seguridad
Esquema Nacional de Interoperabilidad