Cada Administración pública (AP) debe disponer de un registro electrónico general para la presentación y recepción de documentos.
Además, este registro debe ser plenamente interoperable con los registros de otras AP para garantizar la compatibilidad informática y la interconexión, así como la transmisión telemática de los asientos registrales y documentos que se presenten en cualquiera de los registros.
Las personas interesadas pueden presentar los documentos que dirigen a los órganos de las
- Administraciones públicas, entre otros, frente a:
- El registro electrónico de la AP destinataria
- El resto de registros electrónicos de cualquier otra AP o sector público institucional, y
- Las oficinas de asistencia en materia de registros.
La normativa vigente exige que las oficinas de asistencia en materia de registros (OAMR) reciban documentos que vayan dirigidos a cualquier Administración pública.
En consecuencia, en el marco de los registros interoperables, la presentación de solicitudes producirá, por un lado, un registro de entrada en la AP receptora (que no debe ser necesariamente la Administración a la que se dirige el escrito ) y por otro, un nuevo asiento en el registro de la AP destinataria (o Administración competente para resolver), una vez trasladado electrónicamente el documento.
Esta circunstancia puede generar diversas cuestiones jurídico-organizativas que se exponen en la siguiente FAQ.
Cuando una AP registra de entrada una solicitud dirigida a otra Administración, una duda habitual puede ser determinar cuál de los dos asientos se tiene en cuenta a efectos del cómputo de plazos.
La normativa indica que el inicio del cómputo de los plazos lo determina la fecha y hora de presentación en el registro electrónico de cada AP u organismo, se entiende que es la fecha de entrada en el registro de la Administración competente para resolver.
La fecha de entrada en el registro electrónico también es relevante porque determina el plazo máximo para resolver los procedimientos administrativos: cuando se inicien a instancia de la persona interesada, los plazos empezarán a contar a partir de la fecha en que la solicitud haya tenido entrada en el registro electrónico de la Administración competente para su tramitación.
En todo caso, esta fecha y hora efectiva de inicio del cómputo de plazos y el plazo máximo de resolución deben comunicarse a la persona interesada oa su representante.
Por tanto, la fecha a tener en cuenta a efectos del cómputo de plazos en los registros interadministrativos es la fecha del registro de entrada en la administración de destino, es decir, en la Administración competente para resolver.
Como hemos indicado, cuando una persona interesada presenta documentación dirigida a otra Administración, debe remitirse la documentación a aquella AP.
La remisión de la documentación debe realizarse mediante las plataformas digitales habilitadas, que varían en función de la AP a la que se dirige la documentación. Hay tres supuestos:
- Documentos dirigidos a AP de Cataluña: envío desde EACAT, a través de envíos específicos (si los hubiere) o bien, de un envío genérico.
- Documentos dirigidos a AP del Estado de fuera de Cataluña: envío desde el Sistema de interconexión de registros (SIR), que es accesible desde EACAT. SIR es una infraestructura de la Administración General del Estado que permite el intercambio de asientos electrónicos de registro entre las Administraciones Públicas (no sirve para notificar).
- Documentos dirigidos al resto de AP, no usuarias de las plataformas anteriores: una buena práctica sería remitir la documentación mediante oficio por correo y al mismo tiempo realizar la entrega con medios electrónicos (notificación electrónica, correo electrónico, fax, etc.) o cualquier otro canal en función de la información de la que dispongamos.
A través de este servicio podremos enviar y aceptar o rechazar los registros recibidos de otras AP de fuera de Cataluña. El servicio de intercambio de registros con Administraciones públicas no catalanas, es el servicio de envío SIR de EACAT que tiene por objeto el registro de las comunicaciones telemáticas que tengan como origen o destino Administraciones públicas no catalanas.
Para poder acceder a estos servicios, no es necesario que las Administraciones públicas catalanas hagan ningún trámite de alta, sólo es necesario estar adherido a EACAT y haber sido notificado por parte del AOC que ya se ha activado el servicio.
La activación en SIR depende de la Administración General del Estado y se realiza de forma escalonada. Desde el AOC se irá informando a los entes a través de una comunicación mediante el registro de EACAT.
Actualmente no es habitual que las AP remitan documentación en papel, entre otros motivos, porque las Administraciones cumplen con el principio de relación electrónica entre ellas previsto en la normativa.
Si, por el motivo que sea, reciba documentación en papel procedente de otra Administración, debería sugerirse a esta Administración que subsane esta deficiencia, instándola a que vuelva a enviar la documentación en formato electrónico. También puede informarse que en EACAT encontrarán los envíos (general y específicos) para realizar el envío de esta documentación o bien, informar del canal por donde debe remitirse la documentación.
La posibilidad de que las oficinas de asistencia en materia de registros puedan registrar cualquier tipo de petición o documento destinado al resto de Administraciones, hace que los envíos entre éstos se hayan convertido de facto, gratuitos.
Con anterioridad a la normativa actual, si una AP no disponía de un convenio para registrar documentación dirigida a otra AP, la opción más ágil para la ciudadanía para presentarla (siempre que no fuese factible la presentación presencial o electrónica) , era a través del envío por correo administrativo.
Esta última opción tiene un coste que el interesado puede ahorrarse con la regulación vigente porque cuenta con alternativas gratuitas: presentarlo en el registro de entrada de cualquier AP, sea o no, la destinataria de la documentación. De no serlo, la AP podrá remitirlo por EACAT o SIR.
Pese a la gratuidad para la ciudadanía, desde la vertiente política y organizativa puede valorarse la modificación de las Ordenanzas Fiscales para incluir una tasa que grave el trabajo realizado desde las OAMR en relación con el volumen de envíos interadministrativos a los que puede tener que hacer frente a la oficina: digitalización y copiado de la documentación, control y seguimiento del envío a la AP destinataria, etc.
Ley 39/2015: art. 16, 21 y 31
Ley 40/2015: art.3, 44 y 155
RD 203/2021: art. 60